اتفاقية معالجة البيانات

ما هذه الاتفاقية

اتفاقية معالجة البيانات هذه جزء من الشروط بين شركتك ("أنت") وشركة Axentra Portal L.L.C. S.O.C المشغّلة لـ Kept، مكتب تماني آرتس، الخليج التجاري، دبي (رخصة دائرة الاقتصاد والسياحة في دبي رقم 1581964) ("نحن"). وتسري كلما عالج Kept بيانات شخصية نيابة عنك. أنت تقرر سبب معالجة تلك البيانات وطريقتها (أنت المتحكم)، ونحن نعالجها لك فقط (نحن المعالج).

وقد كُتبت وفق المرسوم بقانون اتحادي رقم ٤٥ لسنة ٢٠٢١ بشأن حماية البيانات الشخصية. وإذا كانت شركتك قائمة في مركز دبي المالي العالمي أو سوق أبوظبي العالمي، فهي تغطي أيضاً متطلبات المعالج في قانون حماية البيانات رقم ٥ لسنة ٢٠٢٠ لمركز دبي المالي العالمي ولوائح حماية البيانات لسوق أبوظبي العالمي لسنة ٢٠٢١. وإذا انطبقت عليك اللائحة العامة لحماية البيانات في الاتحاد الأوروبي، فهي تغطي المادة ٢٨ منها.

تسري الاتفاقية عند قبولك الشروط. وإذا احتجت نسخة موقّعة، راسل hello@getkept.ae.

الموضوع والمدة والغرض

نعالج البيانات الشخصية لتقديم Kept لك: لحفظ سجلاتك المحاسبية وسجلات ضريبة القيمة المضافة وضريبة الشركات والرواتب والفوترة الإلكترونية وتنظيمها وحسابها وعرضها وتصديرها وإرسالها، ولقراءة المستندات تلقائياً، ولمساعدتك عندما تطلب. وتستمر المعالجة ما دمت تستخدم Kept وتنتهي بالحذف كما هو موضح أدناه.

بيانات من وأي بيانات

الأشخاص: مستخدموك؛ وعملاؤك ومورّدوك ومسؤولو الاتصال لديهم؛ وموظفوك والمتعاقدون معك؛ ومالكوك والمساهمون والأطراف ذات العلاقة.

البيانات: الأسماء وبيانات الاتصال؛ وأرقام التسجيل الضريبي؛ وبيانات الحسابات البنكية؛ والفواتير والإيصالات والمدفوعات وسائر المستندات؛ والرواتب والبدلات والإجازات ومستحقات نهاية الخدمة؛ وأرقام الهوية الإماراتية وجوازات السفر وبطاقات العمل؛ وأي بيانات أخرى في المستندات التي تُدخلها في Kept.

لم يُصمَّم Kept للبيانات الصحية أو غيرها من البيانات الحساسة. لا تُدخل مثل هذه البيانات في Kept إلا إذا احتاجتها محاسبتك.

التزاماتنا

نعالج البيانات وفق تعليماتك الموثقة فقط: هذه الشروط، واستخدامك لميزات Kept، والتعليمات التي ترسلها إلينا كتابةً. وإذا رأينا أن تعليمة ما تخالف القانون، نبلغك.

كل من يمكنه الوصول إلى البيانات ملزم بالسرية. لا نبيع البيانات، ولا نستخدمها لأغراضنا الخاصة، ولا نستخدمها لتدريب نماذج الذكاء الاصطناعي.

نساعدك في الرد على طلبات الأشخاص الذين تخصهم البيانات (وتؤدي ميزات التصدير والتصحيح في Kept معظم ذلك)، وعند الحاجة في تقييمات المخاطر واستفسارات جهة حماية البيانات.

المعالجون الفرعيون

تأذن لنا بالاستعانة بمزودي الخدمات المذكورين في سياسة الخصوصية. ويلتزم كل منهم بعقد يتضمن التزامات بحماية البيانات لا تقل عن هذه الاتفاقية، ونبقى مسؤولين أمامك عنهم.

نعلن عن أي مزود جديد في صفحة سياسة الخصوصية وبالبريد الإلكتروني لمالكي الحسابات قبل ٣٠ يوماً على الأقل من بدئه معالجة بياناتك. وإذا اعترضت لسبب معقول يتعلق بحماية البيانات ولم نتمكن من حله، يمكنك إنهاء خطتك ونردّ لك الجزء المدفوع مسبقاً وغير المستخدم.

الإجراءات الأمنية

• تشفير كل اتصال بـ Kept وتشفير البيانات المخزنة لدى مزود قاعدة البيانات.

• لكل شركة مساحة مستقلة تفرضها قواعد أمان داخل قاعدة البيانات، وصلاحيات حسب الدور داخل الشركة.

• دفاتر لا تُعدَّل ولا تُحذف (التصحيحات قيود جديدة ظاهرة)، وسجل لمن غيّر ماذا ومتى.

• نسخ احتياطية منتظمة لدى مزود قاعدة البيانات.

• وصول تقني إلى الأنظمة لمن يشغّلون Kept فقط، ومفاتيح وكلمات مرور خارج الشيفرة البرمجية تُغيَّر بانتظام.

نراجع هذه الإجراءات كلما تغيّر Kept أو المخاطر، ولا نخفض مستواها العام.

خروقات البيانات الشخصية

إذا علمنا بخرق يمس بياناتك الشخصية، نبلغك دون تأخير غير مبرر وفي موعد أقصاه ٧٢ ساعة من علمنا به. ونخبرك بما حدث، وبالبيانات والأشخاص المتأثرين، وبما فعلناه وما ينبغي لك فعله، ونساعدك في أي إخطار يلزمك تقديمه إلى جهة مختصة أو إلى الأشخاص المتأثرين.

النقل إلى خارج الإمارات

تُستضاف قاعدة بيانات Kept في طوكيو، اليابان، ونعمل على نقلها إلى مومباي، الهند. ويعالج بعض المزودين البيانات في الولايات المتحدة أو أيرلندا، كما هو مذكور في سياسة الخصوصية. ولا نجري هذا النقل إلا بالضمانات التي يجيزها القانون المطبق، ولا سيما اتفاقيات حماية البيانات لدى المزودين، والبنود التعاقدية القياسية حيث يوفرها المزود. وبالنسبة للشركات في مركز دبي المالي العالمي أو سوق أبوظبي العالمي، يتم النقل إلى أي دولة غير معترف بكفايتها هناك بموجب هذه الضمانات التعاقدية.

عند انتهاء خطتك

عند انتهاء خطتك تبقى دفاترك قابلة للاطلاع والتصدير بصيغ شائعة. وعندما يطلب المالك منا كتابةً حذف الشركة، نحذف بياناتها خلال ٣٠ يوماً، وتُستبدل النسخ الاحتياطية خلال ٣٠ يوماً إضافية، ما لم يلزمنا القانون الإماراتي بحفظها. ونؤكد الحذف كتابةً عند الطلب.

المعلومات والتدقيق

نجيب عن الأسئلة المكتوبة المعقولة حول طريقة حمايتنا لبياناتك، ونزودك بتقارير الأمان والشهادات التي ينشرها مزودونا الرئيسيون. وحيث يقتضي القانون ذلك، يمكنك أنت أو مدقق ملتزم بالسرية فحص امتثالنا مرة في السنة، على نفقتك وبإشعار مسبق مدته ٣٠ يوماً.

المسؤولية وترتيب المستندات

تخضع المسؤولية بموجب هذه الاتفاقية للشروط. وإذا اختلفت هذه الاتفاقية والشروط في ما يتعلق بحماية البيانات الشخصية، تسري هذه الاتفاقية.

التواصل

للأسئلة حول هذه الاتفاقية أو حول البيانات الشخصية في Kept: hello@getkept.ae.